Soll ich als Selbständiger meine Buchhaltung selbst machen oder machen lassen?

Sollten Sie als Freiberufler Ihre Buchhaltung selbst machen oder von einem Buchhalter oder Steuerberater erledigen lassen?

Da gibt es grundsätzlich zwei gedankliche Ansätze.

Die einen sagen: „Mache es selbst und spare Geld!“

Die anderen sagen: „Lasse es jemand anders machen und gewinne Produktivität für Dein Kerngeschäft!“

Aber, welches davon ist jetzt wahr?

Beides.

Wann es sinnvoll ist, Buchhaltung abzugeben

Vor ein paar Jahren saßen wir mit einer Personalberaterin in der Bahn und sprachen über das Thema.

Sie gibt ihre Buchhaltung einem Steuerberater – und zwar ganz selbstbewusst und selbstverständlich als Lose-Blatt-Sammlung ohne jede Sortierung. Alles lose in eine Tüte und ab.

Die wohlmeinenden Steuerfachangestellten dort erklären ihr immer wieder geduldig und gutmütig, wie viel Geld sie spart, wenn sie die Belege zumindest vorher sortiert. Immer wieder legt man ihr vorbereitete Ordner vor, wo sie „nur noch“ die Belege einfügen müsste.

Sie entgegnet darauf: „Ich brauche extrem lange für die Sortierung und erlebe dabei nur Frustration. Sie brauchen 2 Stunden dafür, das kostet mich 50 € pro Stunde, also 100 €. Ich brauche dafür den ganzen Tag, an dem ich dann nicht mehr die Zeit habe, durchschnittlich 700 € zu verdienen. Und am nächsten Tag liege ich mit Kopfschmerzen im Bett, verliere also nochmal 700 €. Was ist jetzt wirtschaftlicher?“

Für sie ist es also besser, die Buchhaltung komplett abzugeben.

Wann es sinnvoll ist, die Buchhaltung selbst zu machen

Ich als Controller und als Ausbilder für das Thema mache meine eigene Buchhaltung natürlich selbst. Ich kann das, ich habe direkt den Daumen drauf und kann jederzeit meine eigenen Zahlen abrufen.

Ich bin mit meiner eigenen Buchhaltung schneller als jeder Steuerfachangestellte, und mir sind die Papiere und Zahlen auch nicht lästig.

Für mich wäre es unökonomisch, eine Stunde lang Belege einzutüten, zum Steuerberater oder zum Briefkasten zu bringen, dann 200 € im Monat zu bezahlen und tatgelang auf Auswertungen zu warten, die ich nicht mal umgestalten kann.

In der Zeit, die ich zum Briefkasten und zurück brauche, habe ich bereits selbst alles eingegeben.

Wenn ich Buchhaltung abgeben will – wie finde ich einen guten Steuerberater?

Ich weiß nicht, ob es einen „guten“ Steuerberater gibt – es gibt viele verschiedene Vorstellungen, was „gut“ heißt.

Manche Mandanten finden es toll, wenn der StB ihnen wirtschaftliche Tips gibt. Manche erwarten sogar, dass der StB pro-aktiv Ideen für sie entwickelt. Andere empfinden das als lästige Einmischung. Vielen ist es auch völlig egal.

Wollen Sie wirtschaftliche Tips, Anregungen zur Steuergestaltung? Dann sagen Sie es Ihrem Steuerberater. Für kleine Anregungen nebenbei berechnen einige Berater Honorare, die meisten aber nicht. Längere Beratungen werden natürlich berechnet.

Manche Mandanten wollen nur die Info, wie viel Umsatzsteuer sie ans Finanzamt überweisen wollen. Andere wollen monatlich die BWA und die Zwischenbilanz besprechen. Als ich selbst in Steuerkanzleien angestellt war, habe ich dies auch ausgiebig getan.

Wollen Sie nur Ihre Ruhe vor dem Finanzamt oder eine wirtschaftliche Perspektive von außen? Dann sagen Sie es Ihrem Steuerberater.

Vor allem: Pflegen Sie den direkten Kontakt zum Sachbearbeiter in der Steuerkanzlei. In den meisten Kanzleien (nicht in allen) weiß der Fachangestellte, der Ihr Mandat bucht, besser darüber bescheid als der Chef.

Steuerfachangestellte sind fast immer extrem gründlich ausgebildet (ich selbst arbeite in deren Ausbildung, daher habe ich einen Einblick).

Verhandeln Sie mit der Steuerkanzlei über das, was Sie wollen und was nicht. Die meisten Steuerberater sind ziemlich intelligent und pfiffig. Durch klare Kommunikation wird Ihr Steuerberater zu einem guten Berater und Sie zu einem guten Mandanten.

Es gibt auch noch gewerbliche Buchhaltungs-Büros. Auch diese sind unterschiedlich gut und unterschiedlich geeignet für das, was Sie wollen. Sie dürfen nur buchen und Löhne abrechnen, aber keine Bilanzen / Steuererklärungen erstellen.

Wenn ich Buchhaltung selbst machen will – womit mache ich das?

Machen Sie Bilanz oder Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) ? Als Freiberufler machen Sie wahrscheinlich EÜR.

Ja, es gibt die Option, eine EÜR mit Excel zu erstellen. Einige machen das. Es ist möglich. Besonders toll finde ich es nicht, weil mir Excel an der Stelle zu unsicher ist – eine falsche Taste, und mehrere Monate Buchhaltung sind weg oder durcheinander.

Nehmen Sie lieber eine gescheite Software.

Sofern Sie nur buchen wollen, keine Rechnungen / Lieferscheine erstellen, keine Lohnabrechnung, usw., gibt es für die Eigen-Lösung nur 2 ernstzunehmende Optionen:

Lexware buchhalter (läuft nur auf Windows)

HaBu (erhältlich für Windows, Mac und Linux)

Es gibt noch ein paar weitere Produkte in ähnlichen Preisbereichen. Ich habe nicht alle getestet, aber einige. Kommen nicht im Entferntesten ran an die beiden.

Wenn Sie nicht ziemlich gut wissen, wie Buchhaltung geht und was eine passende Software können sollte, dann sollten Sie Ihre Buchhaltung sowieso besser abgeben.

Buchhaltung als Amateur, ohne tiefgehende Kenntnisse, selbst zu machen ist bestenfalls nutzlos; andernfalls führt es zu Ärger mit dem Finanzamt.

Und jetzt?

Überlegen Sie, welche Variante für Sie besser passt.