Wie verfasst man sinnvolle Buchungstexte? Welche Ansätze gibt es und wo passen sie?
Ich werde immer wieder danach gefragt, wie man Buchungen sinnvoll textet. Ich halte Buchungstexte nicht für das wichtigste Thema in einer Welt, wo immer wieder teure steuerliche und formelle Fehler gemacht werden und wo ca. die Hälfte der Unternehmer und „Top“-Manager keine Standard-BWA lesen können, oft nicht einmal einfachste Rechenoperationen durchführen können. Diesen Themen würde ich mich zuerst widmen, bevor ich aus dem Thema Buchungstexte eine Wissenschaft mache. Dennoch, es wird sehr oft gefragt. Give the people what they want, so here goes.
Die folgenden Ausführungen sind nicht vollständig und decken nicht jedes denkbare Szenario ab, das geht auch gar nicht. Sie sind eine Reflexion über Buchungstexte aus 25 Jahren Berufspraxis in über 50 verschiedenen Unternehmen sowie aus ca. 100 verschiedenen Mandaten aus meiner Angestelltenzeit in Steuerkanzleien.
Welche Überlegungen sind überhaupt relevant für Buchungstexte?
Nach welchen Kriterien entscheide ich überhaupt, wie ich texte? Hier ein paar Überlegungen dazu, wie ich das entscheiden kann: Wie übersichtlich ist das für mich selbst? Wer arbeitet anschließend damit weiter? Muss ich das später einem Externen erklären? Sind die Buchungen mit Belegen verknüpft? Wie bald wird jemand anders an dieser Buchhaltung sitzen?
Überlegung 1: Wie übersichtlich ist das für mich selbst?
Insbesondere als Alleinbuchhalter ist eine der wichtigsten Fragen: Weiß ich in 6 Monaten noch, was ich da gebucht habe? Wie schnell kann ich mich orientieren und herausfinden, was ich da gemacht habe? Wenn ich später den Monatsabschluss / Quartalsabschluss / Jahresabschluss durchführe, weiß ich dann genau, was ich gebucht habe und was ich als Folge davon noch buchen muss? Welche Informationen erfasse ich im Buchungstext, um das Arbeiten für mich selbst einfacher zu machen? Wenn ich z.B. periodisch abgrenze, schreibe ich die genauen Perioden in den Buchungstext? Wenn ich Steuerzahlungen buche, schreibe ich dazu, für welche Periode exakt die Zahlung ist, insbesondere dann, wenn das Unternehmen nicht immer fristgerecht zahlt? Wenn ich Ratenzahlungen buche oder a-conto-Zahlungen, welche Informationen nehme ich in den Text auf, die sich aus dem Rest des Buchungssatzes nicht ergeben? In DATEV z.B. gestaltet sich dies anders als in Lexware (OPOS-Steuerung). Wie organisieren Sie es für sich selbst am besten?
Überlegung 2: Wer arbeitet anschließend damit weiter?
Wenn Sie einen Chef haben, der sich die Buchhaltung ab und zu anschaut, welche Informationen helfen dem Chef? Greift eine Controlling-Abteilung auf Ihre Daten zu? Welche Informationen sind für das Controlling wichtig, die sich aus dem Buchungstext ableiten lassen? Schauen Vertrieb oder Einkauf ab und zu in die Buchhaltung? Wie kann ich denen mit meinen Buchungstexten helfen? Werden Auswertungen anderer Art vorgenommen? Sind die Buchungstexte dabei relevant? Wie kann ich dort helfen?
Überlegung 3: Muss ich das später einem Externen erklären?
Ist Ihr Unternehmen handelsrechtlich prüfpflichtig? Dann haben die Wirtschaftsprüfer / Buchprüfer eventuell Fragen. Insbesondere wenn die Bewertung eines Vermögensgegenstandes relevant ist, kann ein Hinweis im Buchungstext sinnvoll sein, wie die Bewertung vorgenommen wurde bzw. wo die zugehörigen Berechnungen abgelegt sind. Wenn mit Externen zusammengearbeitet wird, sind Buchungstexte dabei relevant? Falls nur Ihre laufende Buchhaltung im Unternehmen erledigt wird und der Jahresabschluss von einer Steuerkanzlei erstellt wird, freuen sich die Bearbeiter über Informationen, insbesondere bei Buchungen, die periodische Abgrenzung betreffen.
Überlegung 4: Sind die Buchungen mit Belegen verknüpft?
Wenn die Buchungssätze digital mit gescannten Belegen verknüpft sind, kann man evtl. auf Buchungstexte verzichten – man kann ja in den Beleg schauen. Wer das in der Praxis bereits getan hat, weiß eventuell, dass der Zugriff nicht immer klappt und dass die Ladezeiten, je nach IT-Architektur, recht lang sein können. Wenn ich also Informationen schnell benötige, auf einen Blick, würde ich auch texten, wenn ein Beleg verknüpft ist.
Überlegung 5: Wie bald sitzt jemand anders an dieser Buchhaltung?
Gerade bei Unternehmen mit häufigem Personalwechsel oder auch dort, wo Mitarbeiter das Aufgabengebiet manchmal wechseln, ist es nett, dem Nächsten die Arbeit zu erleichtern. Als Angestellter Steuerkanzleien habe ich beim Texten so gut es ging versucht, die Arbeit für andere einfacher zu machen. Nächsten Monat sitzt vielleicht ein neuer Umschüler an meiner Buchhaltung. Gute Buchungstexte können ihm oder ihr helfen.
Welche Varianten gibt es bei Buchungstexten?
In der Praxis sind mir folgende Varianten begegnet: Gar kein Buchungstext Bei Rechnungen: Bezeichnung des Lieferanten / Kunden Bei Rechnungen: Bezeichnung des Erfolgskontos Genaue Bezeichnung des Vorganges Überlegungen zu Betriebsprüfungen Eigentümlichkeiten
Variante 1: Gar kein Buchungstext
Manche Buchhalter texten gar nicht. Viele Buchhaltungsprogramme lassen dies zu, manche nicht. Sofern nur eine Person oder ein sehr kleines Team mit wenig Personalfluktuation bucht und/oder die gebuchten Vorgänge fachlich einfach sind und nicht zu variationsreich, kann man durchaus auf Buchungstexte verzichten. Der geübte Buchhalter erkennt an den Konten, was für ein Geschäftsfall vorliegt. Wenn mit den Daten anschließend nicht weiter gearbeitet wird, braucht es nicht unbedingt zusätzliche Informationen.
Variante 2: Bei Rechnungen Bezeichnung des Lieferanten bzw. Kunden
Einige Unternehmen, in denen ich Vertretung gemacht habe, wollten unbedingt, dass im Buchungstext von Eingangsrechnungen der Name des Lieferanten steht und bei Ausgangsrechnungen der Name des Kunden. Welchen Sinn hat das, wenn der Name des Lieferanten identisch ist mit dem des Kreditoren und der Name des Kunden mit dem des Debitoren? Nun gut, im Journal sieht man sofort die Namen der Rechnungsteller bzw. Rechnungsempfänger. Wie sehr das nützt, da gibt es verschiedene Meinungen.
Variante 3: Bei Rechnungen Bezeichnung des Erfolgskontos
In manchen Unternehmen wird im Buchungstext zu einer Rechnung die Bezeichnung des Aufwands- oder Ertragskontos erfasst. Zumal das Erfolgskonto dabei steht, frage ich mich auch hier nach dem Nutzen. Natürlich, im Journal sieht man auch auf einen Blick, welche Art Erfolg in der Buchung enthalten ist. Sinnvoll erscheint mit dies z.B. bei produzierenden Unternehmen, die viele verschiedene Konten für den Verbrauch verschiedener Materialien haben, die der Buchhalter nicht alle auswendig kennt. Wie sinnvoll es ist, bei 85 Ausgangsrechnungen eines Monats jedes Mal zu texten „Verkauf Fertigerzeugnisse“, das möge jeder selbst entscheiden.
Variante 4: Genaue Bezeichnung des Vorganges
Wenn ich nur ein Konto für Materialeinkauf habe, kann es Sinn machen, das genaue Material im Buchungstext zu bezeichnen. Beim Versicherungsaufwand ist es genauer, wenn ich die Art der Versicherung im Buchungstext nenne. Insbesondere alles, was mit fachlicher oder zeitlicher Abgrenzung zu tun hat, sollte möglichst genau bezeichnet werden.
Variante 5: Überlegungen zu Betriebsprüfungen
Das am besten organisierte Rechnungswesen und Controlling ist mir bei einem Fachverlag begegnet, den ich hier nicht nennen darf. Der Leiter des Rechnungswesens dort ist mein persönliches Benchmark für fachliche Genauigkeit und menschlichen Umgang mit Mitarbeitern. Seine Richtlinie war, das Rechnungswesen so zu organisieren, dass es in jedem Augenblick für eine Betriebsprüfung gewappnet war. Außerdem sorgte er für ein nutzbringendes Berichtswesen. Da die Inhaber zu den Unternehmern gehörten, die betriebswirtschaftliche Berichte auch lesen und verstehen können, entstand daraus eine produktive Zusammenarbeit. Dieser Rechnungswesenleiter gab mir z.B. eine Eingangsrechnung über 2.100,00 EUR für 7 Rechenmaschinen zu je 300,00 EUR. Er schärfte mir ein, „Schreibe dazu, dass das sieben Stück sind, damit bei einer Betriebsprüfung sofort klar ist, dass das GWG sind!“ Einmal gab er mir einen Beleg über den Kauf einer Torte mit einer Notiz, dass diese fotografiert wurde für eine Ausgabe des Magazins. Damit handelte es sich natürlich nicht um Aufmerksamkeiten oder Bewirtung, sondern Materialeinkauf. Selbstverständlich enthielt der Buchungssatz auch einen Verweis auf die genaue Ausgabe des Magazins.
Überlegung 6: Eigentümlichkeiten
In manchen Unternehmen gibt es Präferenzen oder Notwendigkeiten besonderer Art. Bei einem Anlagenbauer wollte die Chefin z.B. die genaue Bezeichnung eines Projektes nicht nur im Kostenträger sehen, sondern auch im Text. Bei einem technischen Beratungsunternehmen war es wichtig, dass ein Verweis auf die Nummer des Projektvertrages enthalten war. Die Buchhaltungssoftware stellte dafür kein Feld zur Verfügung, also wurde die Nummer im Buchungstext erfasst. Bei einer Ladenkette war es wichtig, dass Hinweise auf Umsatz-Batchdateien enthalten waren. Auch hier stand nur das Textfeld dafür zur Verfügung. Und darüber hinaus gibt es viele weitere Möglichkeiten, welche besonderen Erfordernisse ein Unternehmen haben kann.
FAZIT
Was ich persönlich bei Buchungstexten am wichtigsten finde, ist die genaue Zuordnung zur Periode. Sicherlich ist es auch schlau, dem Betriebsprüfer von Anfang an Nachfragen zu ersparen, indem man einige Antworten im Buchungstext vorwegnimmt. Wer sich die eigene Arbeit übersichtlicher organisiert, hat mehr Übersicht. Wenn ich den umliegenden Abteilungen konstruktiv zuarbeite, freuen die sich auch.
