Aufteilung von Bewirtungskosten in der täglichen Praxis
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DISCLAIMER: Dieser Artikel beinhaltet keinerlei Steuer- oder Rechtsberatung und ersetzt auch keine solche. Alle Angaben sind unter Vorbehalt. Details sollten immer mit einer Steuerberater oder einer anders legitimierten Person besprochen werden.
Im Unterricht kommt immer wieder die Frage danach, wie die Aufteilung der Bewirtungskosten in den Unternehmen tatsächlich vorgenommen wird.
Bewirtungskosten müssen gemäß Einkommensteuergesetz aufgeteilt werden in 70% abziehbaren Anteil und 30% nicht abziehbaren Anteil. Zu den gesetzlichen Hintergründen und zu den Details, was absetzbar ist und was nicht, findet sich ein hervorragender Artikel im Rechnungswesen-Portal. In diesem Artikel geht es um die tägliche praktische Umsetzung bei der Aufteilung der Bewirtungskosten.
Ich stelle hierzu 4 Varianten vor, die ich in der Praxis alle angetroffen habe, als Angestellter von Steuerkanzleien ebenso wie als Freiberufler in Controlling-Projekten.
Sofort aufteilen mit Splitting bzw. Splitschlüssel Sofort aufteilen per Hand Aufteilen am Ende der Periode In der Buchhaltung gar nicht aufteilen; Abbildung in den Steuererklärungen
Variante 1: Sofort aufteilen mit Splitting
In Lexware kann man eine Splitbuchung durchführen. Hierbei bleibt es dem Buchhalter nicht erspart, die Aufteilung selbst auszurechnen. DATEV oder das großartige SIMBA erlauben es dem Buchhalter, einen Splitschlüssel zu definieren. In vielen Kanzleien hat sich der Schlüssel 51 eingebürgert für Bewirtung im Restaurant u.ä., mit vollem Vorsteuer-Satz und 52 für Bewirtung mit ermäßigtem Vorsteuer-Satz. Manchmal werden auch andere Schlüssel im 50er-Bereich definiert. Der Splitschlüssel kann so eingestellt werden, dass er die volle Vorsteuer zieht und gleichzeitig den Bewirtungsaufwand 70/30 auf die entsprechenden Konten verteilt. Der Buchende muss dazu nur eine Zeile erfassen. Splitschlüssel bieten sich an, wenn Bewirtung im Unternehmen häufig vorkommt.
Variante 2: Sofort aufteilen per Hand
Hier erfasst man 2 Buchungen. Entweder man erfasst die beiden Anteile gleich auf getrennten Konten, im SKR04 z.B. 70% 6640 30% 6644 Oder man bucht erst 100% auf 6640 und bucht dann 30% netto um, 6644 an 6640. Diese Variante bietet sich an, wenn Bewirtung im Unternehmen nur selten vorkommt.
Variante 3: Aufteilen am Ende der Periode
In einigen Unternehmen werden die Bewirtungskosten erstmal zu 100% erfasst. Am Ende des Jahres, oder am Ende des Quartals oder des Monats werden dann die 30% umgebucht. Vorteil ist, es sind weniger Buchungen erforderlich. Nachteil: Man hat die Aufteilung nicht sofort. Das macht aber wenig, wenn die Bewirtungskosten im Verhältnis zu den Gesamtkosten sehr gering sind.
Variante 4: In der Buchhaltung gar nicht aufteilen
Schließlich gibt es noch die Möglichkeit, die Bewirtungskosten in der Buchhaltung gar nicht aufzuteilen. Die steuerliche Berücksichtigung erfolgt dann in den Steuererklärungen. Der Gewinn wird einfach rechnerisch entsprechend angepasst, indem man die 30% hinzurechnet. In Steuererklärungen zu den verschiedenen Steuerarten gibt es auch Felder dafür.
