Überlegungen zum Anlegen von Buchungskonten in Software
Wenn man in Buchhaltungssoftware neue Sachkonten anlegt, sind einige Dinge zu berücksichtigen.
Nach der Buchhaltung kommen insbesondere Steueranmeldungen, andere Arten von Meldewesen (je nach Branche und Umfeld) sowie betriebswirtschaftlich relevante Berichte und Auswertungen.
Deshalb sollte man von vornherein mindestens folgende Überlegungen einbeziehen:
Eigenschaften des Kontos zur Umsatzsteuer / Vorsteuer
Korrekte Einlesung / Zuordnung des Kontos in Berichten und Auswertungen
Korrekte Einlesung / Zuordnung im Meldewesen
Punkt 1: Eigenschaften zur Umsatzsteuer / Vorsteuer
Je nach Programm bzw. Kontenbereich haben Konten Eigenschaften zur Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer. Das heißt, beim Bebuchen des Kontos wird automatisch Umsatzsteuer berechnet.
Beim Einrichten des Kontos werden diese Eigenschaften festgelegt, wenn IMMER bei Verwendung des Kontos Umsatzsteuer mit angesprochen werden soll.
Dies macht z.B. Sinn bei „Warenaufwand 19% VorSt“ oder bei Telefonrechnungen im Inland.
Z.B. bei gewerblicher Miete kann VorSt enthalten sein oder auch nicht. Hier kann es sinnvoll sein, das Konto bereits mit Vorsteuer-Eigenschaften anzulegen oder auch nicht.
Punkt 2: Korrekte Zuordnung in Auswertungen
In der Bilanz und in der GuV haben alle Konten ihren gesetzlich vorgeschriebenen Platz, im deutschen Recht siehe § 266 und § 275 HGB. In anderen Auswertungen (z.B. BWA) kann man die Konten da einordnen, wo es aus unternehmerischer Sicht sinnvoll erscheint.
Wenn neue Konten eingerichtet werden, ist zu prüfen, zu welcher Kategorie das neue Konto sinngemäß gehört. Dort ist es zuzuordnen.
Punkt 3: Korrekte Zuordnung im Meldewesen
Einige (nicht alle!) Konten werden in gesetzlich vorgeschriebene Meldungen eingelesen. Beispiele:
Einige Erlöskonten landen in der UStVA
Die VorSt-Konten gehen in die UStVA
Erlöskonten im EU-Geschäft werden in die ZM (Zusammenfassende Meldung, EU-Umsätze) eingelesen
Bewirtungskosten können in die Gewerbesteuererklärung übertragen werden
Aufsichtsratvergütungen können in die Körperschaftsteuererklärung übertragen werden (abzugsfähiger und nicht abzugsfähiger Anteil)
Beim Anlegen eines neuen Kontos macht es Sinn, ein bereits existierendes Konto zu nehmen, welches alle gewünschten Eigenschaften hat, und es zu kopieren.
Hinzu können noch weitere Überlegungen kommen, z.B. bei der Systematik der Nummerierung von Konten, oder Lesegewohnheiten von Berichtsempfängern.
